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會議活動舉辦大型活動要注意的事項
大型活動,注意事項,活動策劃

  活動組織者應注意以下事項

  1.舉辦活動應本著講求實效、突出特色的原則,避免雷同、重復。

  2.活動應及早籌劃與確定。邀請國外、境外人士前來參加活動,至少于半年前發出邀請,寄送項目說明資料。

  3.由多個機構共同舉辦的活動,要事先明確各自職責分工,避免多頭指揮、多頭對外。

  4.確定開幕時間應充分考慮當地交通、氣候及工作習慣等因素,開幕式盡量按原定時間舉行,避免時間過長。

  5.開幕式主持人應以適當方式說明自己的身份(請禮儀小姐擔任主持人除外)。

  6.開幕式宣布的出席活動領導人名不宜過多。在介紹“出席××活動的領導、貴賓”中,不應包括主辦單位的領導人,應是外賓、外單位領導人。一般情況下各主辦單位領導應排在賓客后面(主辦單位領導是國家領導人的則應先報);如有外國駐華大使參加的,其位置則應提前(因其是外國元首的代表)。

  7.開幕式剪彩活動能免則免,確需安排剪彩活動的,剪彩人不宜多。為節約起見,應以彩帶代替綢帶。

  8.在開場稱呼中,可按國際慣例稱“女士們、先生們”,或“貴賓們、女士們、先生們”,后面不必再加“朋友們、同志們”。

  9.講話中“歡迎”“感謝”之類的句子要盡量歸納,以節省鼓掌時間。使用現場翻譯時,應盡量控制場面,使講話人與譯員相配合,不要在中文講完時中方人士立即鼓掌,應而在翻譯完后中外雙方共同鼓掌,以示對外賓的尊重。

  10.考慮到翻譯上的困難,講話中避免使用國內工作中常用的縮略語或慣用語,如“三改一加強”、“掃黃打非”等)或引用古詩、諺語。

  11.對外講話中(含文件、資料),宜用“我國”、“中國政府”等。

  12.介紹地方或企業情況時,要突出重點,語言簡練,一忌長篇大論,由古至今,人文地理,面面俱到;二忌數字堆砌(如有必要,可提供文字資料)。

  13.研討會不同于報告會,領導人講話、主題演講人不宜長篇發言。研討會不應片面追求人數規模,而應主題明確,主持人和演講人要有一定水平,能引起討論。研討會提問(含出訪時對方介紹情況后提問),要盡量簡明具體,不必多說客套話。

  14.介紹招商項目時,不宜以我方預計生產規模及投資數作過于準確的描述,如“生產規模125萬噸,預計投資1650萬元”等。一是實際數字不可能如此精確,二是生產規模和投資額應與投資者商定。

  15.重要活動中,要適時提醒出席者關掉手機、尋呼機,或將其調至靜音狀態。

  16.拜訪國外機構時,應提前進行聯系、確認,說明拜訪目的,一經確認,應如約赴會。拜訪(含出席宴請)人數有增減,都應提前通知對方。

  17.組織出國展覽應事先進行市場調研,了解當地產品供需情況。參展企業和產品要有一定代表性,避免參展的同類產品互相壓價競爭。

  18.嚴禁攜帶假冒偽劣、侵犯知識產權等違禁品參展。要遵守展覽規定,不違規零售展覽樣品,禁止出售清冊外的樣品和私人物品。

  19.布展時應聽從當地展覽組織者的統一指揮,不要隨意亂拉亂搶道具,攤位墻板不要用樣本代替標準圖片或文字說明。展品布置要注意展示和貿易效果,活動策劃,既不要因展品過少而使攤位空蕩,也不要雜亂無章地堆放展品,搞“雜貨鋪”或“擺地攤”。

  20.嚴格按展覽規定的時間參展和撤展,不遲到,不早退。

  21.展出時,接待觀眾要熱情、主動、耐心,不要在館內扎堆聊天或攤位間相互亂串,出現攤位無人照管現象。展館和展位應保持清潔,注意防火、防盜。

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